Quelques outils pour innover en télétravail

Alors qu’un quart des salariés sont désormais en télétravail à temps plein, les méthodes de travail évoluent par la force des choses. Mais de nombreux employeurs restent méfiants et mettent en avant les difficultés - réelles ou supposées - à collaborer et à innover à distance. Il existe cependant de nombreux outils pour faciliter les interactions et l’innovation en télétravail. Pendant le confinement, nous en avons testé quelques-uns pour vous.

/Nos outils

Mural Mural est un espace de travail numérique qui permet à des équipes de collaborer visuellement et de résoudre des problématiques de manière innovante. La plateforme propose plusieurs fonctionnalités dont celle d’animer des ateliers à distance en utilisant la technique du métaplan ou post-it meeting. A partir d’un tableau banc ou de templates spécifiques pré-établis (matrice créative, boussole innovante, tendances consommateurs etc.), les participants écrivent, partagent et défendent leurs idées sur un même support, aussi facilement que lors d’un atelier présentiel.

‍Pour qui : Pour ceux qui veulent une plateforme très simple d’utilisation et qui sont adeptes des métaplans.

‍Notre expérience: Nous utilisons Mural pour animer des ateliers avec nos collaborateurs et nos partenaires. Les participants retrouvent rapidement les réflexes associés aux ateliers post-it traditionnels, ce qui permet à chacun d’exprimer ses idées de façon rapide et ludique et au groupe de visualiser la richesse et la complémentarité de ses opinions.Les avantages par rapport à un atelier traditionnel ? Le compte-rendu est déjà numérisé, l’espace est infini et modulable et chacun peut découvrir de manière simultanée les idées des autres.

Exemple d’utilisation de Mural en vue d’un atelier de réflexion collectif utilisant un métaplan ou post-it meeting.  

Nos conseils :

• Comme dans un atelier présentiel, préparez bien votre espace de travail numérique en amont afin de faciliter l’appropriation de l’outil par les participants.
• Demandez aux participants de se créer un compte Mural avant le début de l’atelier, étant donné que chacun d’entre eux devra disposer d’un espace pour pouvoir rejoindre le groupe de travail.

Autres solutions : Miro, RyeboardMindmeister Mindmeister est une plateforme aux fonctionnalités multiples qui permet de créer des cartographies interactives. La plateforme permet notamment de réaliser des sessions de brainstorming collectives en temps réel et de favoriser l’intelligence collective par la co-construction, l’échange et le partage de cartographies mentales.

‍Pour qui : Pour ceux qui veulent une plateforme aux fonctionnalités variées et multiples et recherchent un outil global pour favoriser le brainstorming, l’intelligence collective, la planification de projet et la gestion d’idées.

‍Notre expérience : Nous utilisons cet outil pour animer des échanges et favoriser l’intelligence collective. Les participants peuvent ainsi réfléchir ensemble à distance de manière structurée sur un support visuel modulable et commun.Nous avons fait usage de Mindmeister :

• Pour résoudre des problèmes en s’appuyant sur les apports de l’intelligence collective. Cet outil est apprécié au stade de l’idéation, permettant à chacun de participer à la réflexion commune et de construire à partir des idées des autres participants. Les problèmes soulevés peuvent ainsi trouver un début de réponse consensuelle et partagée.
• Pour structurer et restituer les échanges tenus lors de focus group. L’utilisation de cet outil a par exemple contribué à déterminer si l’offre de service proposée par une mutuelle était en adéquation avec les besoins de ses utilisateurs.
• Pour former nos collaborateurs aux méthodes de l’intelligence collective : cet outil a permis à chacun de s’approprier le concept d’intelligence collective et les méthodes d’animation associées.

Exemple d’utilisation de Mindmeister pour structurer et restituer les échanges d’un focus group

Exemple d’utilisation de Mindmeister pour un atelier d’intelligence collective

Nos conseils :

• Communiquez les règles d’utilisation en amont, la prise en main pouvant être un peu plus complexe que pour d’autres outils.
• Restez simple au moins les premières fois.

Autres solutions : Gloomaps, Mindmup, Creately  Klaxoon Meeting Klaxoon Meeting est un outil de présentation dynamique, inclus dans la suite d’outils Klaxoon, qui permet de mobiliser et d’engager tous les participants à une réunion ou un atelier. Les participants, connectés à Klaxoon via leur smartphone ou leur ordinateur, prennent part à la présentation, à laquelle sont intégrées des interactions et des activités, pour recueillir l’avis des participants, leurs idées, les retours, etc. au travers de votes, de sondages ou encore de brainstorms. Il est également possible, pour chacune de ces activités, de mettre en place un minuteur ou un chronomètre, pour rythmer les réunions, et maintenir les sessions dans le temps imparti.

‍Pour qui : Pour ceux qui souhaitent rythmer leurs présentations, en impliquant et en sollicitant fortement tous les participants.Notre expérience : Nous utilisons Klaxoon dans le cadre de l’animation d’ateliers ou de séminaires avec un certain nombre de participants.  L’outil permet à chacun de se sentir partie prenante à la discussion et actifs. Les retours en continu permettent d’alimenter et d’améliorer l’intervention.

‍Nos conseils :

• Préparez en amont de la présentation, les activités que vous souhaitez mener, pour que leur création ne crée pas de pauses lors de la réunion.
• Communiquez aux participants le lien de l’application

Autres solutions : Wooclap

Nathalie Salagnac, Marc Belloncle, le 14/05/2020

Crédit photo : Charles Deluvio sur Unsplash